Gastos deducibles y no deducibles de los autónomos

Los autónomos que realizan una actividad económica por cuenta propia tienen que declarar sus ingresos y gastos en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y en el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). Para calcular el beneficio de su actividad y el importe de los impuestos a pagar, es fundamental conocer qué gastos se pueden deducir y qué requisitos deben cumplir.

En este artículo te explicamos qué son los gastos deducibles, qué condiciones deben reunir, cuáles son los más habituales y cuáles no se pueden deducir. También te damos algunos consejos para llevar un buen control de tus gastos y evitar problemas con Hacienda.

Los gastos deducibles son aquellos costes que tiene un autónomo y puede desgravarse fiscalmente en su declaración de la renta. Al deducir estos gastos, se reduce el beneficio de la actividad y, por tanto, la base imponible del IRPF y el IVA. Esto supone un ahorro fiscal para el autónomo, que paga menos impuestos.

No obstante, no todos los gastos que tiene un autónomo son deducibles. Para que un gasto sea deducible, debe cumplir tres requisitos básicos:

• Estar vinculado a la actividad económica que realiza el autónomo. Es decir, que sea necesario para el desarrollo de su negocio y que se pueda demostrar su relación con el mismo.
• Estar justificado con la correspondiente factura o documento equivalente. La factura debe cumplir los requisitos legales y contener los datos fiscales del emisor y del receptor, así como el concepto, el importe, el tipo y la cuota de IVA y la fecha de emisión. En algunos casos, se admiten los recibos o las facturas simplificadas, siempre que contengan los datos fiscales del autónomo.
• Estar registrado en la contabilidad del autónomo, es decir, en el libro de ingresos y gastos y en el libro de bienes de inversión. Estos libros deben reflejar la realidad económica del negocio y estar actualizados.

• Gastos de publicidad y promoción: son los gastos que se realizan para dar a conocer el negocio y captar clientes, como los anuncios, las tarjetas de visita, el diseño web, el posicionamiento SEO, etc.
• Gastos de formación: son los gastos que se destinan a mejorar los conocimientos y habilidades del autónomo o de sus trabajadores, como los cursos, los libros, las suscripciones, etc. Estos gastos deben estar relacionados con la actividad que se realiza y aportar un beneficio al negocio.
• Gastos de asesoría y gestoría: son los gastos que se pagan por los servicios de profesionales que ayudan al autónomo con sus obligaciones fiscales, contables, laborales y jurídicas, como los asesores, los gestores, los abogados, los auditores, etc.
• Gastos de viaje y representación: son los gastos que se originan por los desplazamientos, las comidas, el alojamiento y otros conceptos relacionados con la actividad económica. Estos gastos deben estar debidamente justificados y tener una finalidad profesional, como visitar a un cliente, asistir a una feria, etc.
• Gastos financieros: son los gastos que se derivan de la financiación del negocio, como los intereses de los préstamos, los gastos de apertura y mantenimiento de cuentas bancarias, las comisiones, etc.
• Gastos de material y suministros: son los gastos que se realizan por la compra de mercancías, materias primas, productos terminados y otros bienes y servicios que se utilizan en la actividad económica. Estos gastos se pueden deducir en el IRPF y en el IVA, siempre que se cumplan los requisitos de facturación y contabilidad.

Los gastos no deducibles son aquellos que no cumplen los requisitos para ser deducibles o que están expresamente excluidos por la normativa fiscal. Estos gastos no se pueden desgravar en el IRPF ni en el IVA y, por tanto, no reducen el beneficio de la actividad ni la base imponible de los impuestos. Estos son algunos ejemplos:

• Gastos que no están vinculados a la actividad económica: son los gastos que se realizan por motivos personales y que no tienen relación con el negocio, como los gastos de ocio, las compras personales, los regalos a familiares y amigos, etc.
• Gastos que no están justificados: son los gastos que no se pueden acreditar con una factura o un documento equivalente que cumpla los requisitos legales. Por ejemplo, los tickets de compra sin datos fiscales, las facturas sin IVA, las facturas emitidas por personas o entidades residentes en paraísos fiscales, etc.
• Gastos que no están registrados: son los gastos que no se han contabilizado en el libro de ingresos y gastos o en el libro de bienes de inversión del autónomo. Estos libros deben estar actualizados y reflejar la realidad económica del negocio.
• Gastos que están expresamente prohibidos: son los gastos que la normativa fiscal excluye como deducibles, aunque estén vinculados a la actividad económica, justificados y registrados. Por ejemplo, las multas y sanciones, los donativos y liberalidades, las pérdidas del juego, los gastos de actuaciones contrarias al ordenamiento jurídico, los gastos financieros derivados de deudas con entidades del grupo, las aportaciones a mutualidades de previsión social del propio autónomo, los gastos correspondientes a operaciones con personas o entidades vinculadas que no generen ingreso o generen un ingreso exento o sometido a un tipo de gravamen nominal inferior al 10%, los gastos de personal que correspondan a indemnizaciones por extinción de la relación laboral o mercantil que superen ciertos límites, etc.

Para llevar un buen control de los gastos deducibles y no deducibles, es conveniente seguir estos consejos:

• Guardar todas las facturas y documentos que justifiquen los gastos, tanto en papel como en formato digital. Es recomendable ordenarlos por fecha y concepto y conservarlos durante al menos cuatro años, que es el plazo que tiene Hacienda para revisar las declaraciones.
• Llevar un registro contable de los ingresos y gastos del negocio, utilizando el libro de ingresos y gastos y el libro de bienes de inversión. Estos libros se pueden llevar en formato electrónico o en papel, siempre que reflejen la realidad económica de la actividad y se puedan presentar a Hacienda en caso de requerimiento.
• Revisar periódicamente los gastos deducibles y no deducibles, para asegurarse de que se cumplen los requisitos y se aplican correctamente los porcentajes de deducción. Es conveniente consultar las novedades legislativas y las consultas vinculantes de la Dirección General de Tributos, que pueden aclarar dudas sobre la deducibilidad de algunos gastos.
• Contar con el asesoramiento de un profesional especializado en fiscalidad de los autónomos, que pueda ayudar a optimizar la tributación y a evitar errores y sanciones. Una buena opción es contratar los servicios de una asesoría online, que ofrece una gestión integral y personalizada de las obligaciones fiscales, contables y laborales de los autónomos.

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Enlaces de interés:

• Las nuevas deducciones de autónomos y demás novedades fiscales: Este artículo explica las novedades fiscales que afectan a los autónomos en 2023, como el Impuesto de Sociedades, la facturación electrónica, la recuperación del IVA de las facturas impagadas y el aumento del porcentaje de los gastos de difícil justificación. Es un artículo de Cinco Días, un medio de comunicación económico y de prestigio.
• Qué gastos pueden deducir los autónomos en la declaración de la renta y otras dudas: Este artículo responde a algunas de las preguntas más frecuentes que se hacen los autónomos a la hora de hacer la declaración de la renta, como los tipos de regímenes de tributación, los gastos deducibles, las novedades en el régimen de módulos y los plazos y formas de presentación. También es un artículo de Cinco Días, por lo que tiene una buena reputación y credibilidad.
• Gastos no deducibles en IRPF e IVA en 2023: Este artículo complementa el anterior, ya que explica qué gastos no se pueden deducir en el IRPF ni en el IVA, aunque estén vinculados a la actividad económica, justificados y registrados. Es un artículo de Infoautónomos, una plataforma online que ofrece información, asesoramiento y servicios a los autónomos y las pymes.